Notice of Privacy Practices

Effective Date: November 1, 2026
Supersedes the version effective August 25, 2026

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Cercanos respects your privacy and is committed to maintaining the confidentiality and security of your personal health information. This Notice explains how we may use and disclose your protected health information ("PHI") and your rights concerning that information.

1. Who This Notice Covers

This Notice is provided on behalf of the following professional entities, referred to in this document as the "Cercanos Medical Group":

• JDE Medical PA
• Cercanos Medical Texas PA
• Cercanos Medical Arizona PA
• Cercanos Medical Nevada PC
• Cercanos Medical North Carolina PC
• Cercanos Medical Puerto Rico PC
• Cercanos Medical Tennessee Professional Corporation

The Cercanos Medical Group entity organized in the jurisdiction where you are located at the time of service is the HIPAA covered entity responsible for your care and for the protected health information created in connection with it. Each entity is separately organized and separately licensed. Your care team can tell you which entity is treating you, and it is identified in your Consent to Treat and on your billing statements.

Contigo Care Management, LLC (Contigo Care Management) is the management company. It provides administrative, technology, scheduling, care navigation, and billing support to the Cercanos Medical Group and acts as a business associate with respect to your protected health information. Contigo Care Management does not practice medicine and does not provide clinical care.

The Cercanos Medical Group entities may share your protected health information with one another, and with Contigo Care Management, for treatment, payment, and health care operations as described in this Notice and as permitted by law.

"Cercanos" is the brand name under which Contigo Care Management and the Cercanos Medical Group offer their respective services. It is used in this Notice as a brand reference and does not itself refer to a legal entity.

In this Notice, "Cercanos," "we," "us," and "our" refer to the Cercanos Medical Group entity providing your care and, where acting in its administrative capacity, Contigo Care Management.

2. Our Legal Duty

We are required by applicable federal and state laws to maintain the privacy of your PHI, provide this Notice about our privacy practices, and follow the privacy practices described in this Notice.

We must notify you if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your unsecured PHI.

We reserve the right to change our privacy practices and the terms of this Notice at any time, provided such changes are permitted by applicable law. We will make the revised Notice available online and upon request.

If we change this Notice, the new terms will apply to all PHI we maintain about you, including information we created or received before the change.

3. How We May Use and Disclose Your PHI

We may use and disclose your PHI for the following purposes:

Treatment. To provide, coordinate, or manage your healthcare. This may include communication with other healthcare providers, specialists, or facilities involved in your care.

Health Information Exchange. We participate in health information exchange networks, including Carequality and CommonWell, through our connector Metriport. These networks let us securely retrieve your records from other providers who treat you and share records of the care we provide, for treatment and care coordination. You may opt out at any time by telling your care team or writing to privacy@cercanoscare.com. If you opt out, we will stop searching for and sharing your records through these networks, although information already shared cannot be recalled.

Payment. To bill and collect payment for the services we provide to you. This includes communication with your health insurance plan and processing claims.

Healthcare Operations. For administrative, quality assurance, and other operations necessary to run our business and support our services.

Business Associates. We may share PHI with third-party vendors ("business associates") that perform services on our behalf and agree to protect your information. They are required to follow applicable federal and state laws to maintain the privacy of your PHI.

As Required by Law. When required by law, such as reporting abuse, complying with court orders, or other legal processes.

Public Health and Safety. For public health reporting, to prevent or reduce serious threats to your health and safety, or the health and safety of others.

Research. Under certain conditions, we may use or disclose your PHI for research purposes if approved by an institutional review board or privacy board.

Individuals Involved in Your Care. Unless you object, we may share information with a family member, friend, or other person you identify who is involved in your care or in paying for your care. In an emergency, or if you cannot agree or object, we will use our professional judgment about what is in your best interest.

Other Uses and Disclosures Permitted by Law. We may also use or share your PHI without your authorization when permitted or required by law for health oversight activities such as audits and licensing; judicial and administrative proceedings in response to a court order or valid subpoena; law enforcement purposes; coroners, medical examiners, and funeral directors; organ and tissue donation; workers’ compensation claims; and specialized government functions such as military and national security activities.

De-identified Information. We may use or disclose de-identified information that does not identify you personally, in accordance with applicable laws.

Uses That Require Your Written Authorization. We will not use or share your PHI for marketing purposes, sell your PHI, or use or share psychotherapy notes without your written authorization. Any other use or disclosure not described in this Notice will be made only with your written authorization. You may revoke an authorization at any time by writing to privacy@cercanoscare.com, except to the extent we have already acted on it.

Specially Protected Information. Some types of health information, such as substance use disorder treatment records, HIV/AIDS information, mental health records, and genetic information, receive extra protection under federal and state law. When those laws are stricter than this Notice, we follow them. If we receive substance use disorder records protected by 42 C.F.R. Part 2, we will not use or share them in any civil, criminal, administrative, or legislative proceeding against you without your written consent or a court order that meets the requirements of Part 2.

4. Your Rights Regarding Your PHI

You have the right to:

• Request access to and obtain a copy of your PHI.
• Receive an electronic copy of PHI we maintain electronically, in the form and format you request if readily producible.
• Request corrections to your PHI if you believe it is incorrect or incomplete.
• Request limits on certain uses or disclosures of your PHI.
• Restrict disclosures to your health plan for services you paid for in full out of pocket. We will agree to this request unless a law requires us to share that information.
• Request confidential communication by alternative means or at alternative locations.
• Receive an accounting of disclosures of your PHI.
• Receive a paper copy of this Notice upon request.
• Revoke your authorization for future disclosures, except where already acted upon.
• Opt out of health information exchange, as described in Section 3.
• Be notified if a breach affects your unsecured PHI.
• Choose someone to act for you, such as a person named in a health care power of attorney or a legal guardian.

To exercise any of these rights, contact us at privacy@cercanoscare.com.

5. Data Protection and Security

We implement appropriate administrative, technical, and physical safeguards to protect your PHI. This includes:

• Secure access controls
• Encrypted communication and data storage
• Regular audits and workforce training

You agree not to record any virtual session or disclose login credentials to others.

6. Communications and Digital Services

We may contact you by email, text message (SMS, WhatsApp), phone, or secure portal for appointment reminders, care coordination, or billing. You may opt out of certain communications as permitted by law. If you ask us to communicate through a channel that is not encrypted, such as regular email or WhatsApp, we will first tell you about the risks and will limit the health information we include.

We may collect limited technical information, such as IP address and device type, when you use our services for security and analytics purposes.

7. Complaints

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with us at:

Cercanos Privacy Office
Email: privacy@cercanoscare.com
Mailing Address: 8600 NW 36th St., Suite 501, Doral, FL 33166
Phone: 305-831-2358

You may also file a complaint with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights, online at ocrportal.hhs.gov, by mail at 200 Independence Avenue SW, Room 509F, HHH Building, Washington, D.C. 20201, or by phone at 1-800-368-1019 (TDD 1-800-537-7697). Complaint forms are available at hhs.gov/ocr/complaints.

You will not be retaliated against, and no services or benefits will be withheld from you, for filing a complaint.

8. Contact Us

If you have questions about this Notice or would like more information, contact us at privacy@cercanoscare.com.

Thank you for trusting Cercanos with your care.

Aviso de Prácticas de Privacidad

Fecha de Vigencia: 1 de noviembre de 2026
Reemplaza la versión vigente desde el 25 de agosto de 2026

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE USARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.

Cercanos respeta su privacidad y se compromete a mantener la confidencialidad y seguridad de su información personal de salud. Este Aviso explica cómo podemos usar y divulgar su información de salud protegida ("PHI", por sus siglas en inglés) y sus derechos con respecto a esa información.

1. A Quién Cubre Este Aviso

Este Aviso se proporciona en nombre de las siguientes entidades profesionales, a las que se hace referencia en este documento como el "Grupo Médico Cercanos":

• JDE Medical PA
• Cercanos Medical Texas PA
• Cercanos Medical Arizona PA
• Cercanos Medical Nevada PC
• Cercanos Medical North Carolina PC
• Cercanos Medical Puerto Rico PC
• Cercanos Medical Tennessee Professional Corporation

La entidad del Grupo Médico Cercanos constituida en la jurisdicción donde usted se encuentre al momento del servicio es la entidad cubierta bajo HIPAA responsable de su atención y de la información de salud protegida generada en relación con ella. Cada entidad está constituida y licenciada por separado. Su equipo de atención puede indicarle qué entidad lo está tratando, y esta se identifica en su Consentimiento para Tratamiento y en sus estados de cuenta.

Contigo Care Management, LLC (Contigo Care Management) es la compañía administradora. Brinda apoyo administrativo, tecnológico, de programación de citas, de navegación de la atención y de facturación al Grupo Médico Cercanos, y actúa como socio comercial ("business associate") con respecto a su información de salud protegida. Contigo Care Management no ejerce la medicina y no brinda atención clínica.

Las entidades del Grupo Médico Cercanos pueden compartir su información de salud protegida entre sí, y con Contigo Care Management, para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, según se describe en este Aviso y según lo permita la ley.

"Cercanos" es el nombre comercial bajo el cual Contigo Care Management y el Grupo Médico Cercanos ofrecen sus respectivos servicios. Se usa en este Aviso como una referencia de marca y no designa por sí mismo a una entidad legal.

En este Aviso, "Cercanos", "nosotros", "nos" y "nuestro" se refieren a la entidad del Grupo Médico Cercanos que brinda su atención y, cuando actúa en su capacidad administrativa, a Contigo Care Management.

2. Nuestro Deber Legal

Las leyes federales y estatales aplicables nos exigen mantener la privacidad de su PHI, proporcionar este Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad y cumplir con las prácticas de privacidad descritas en este Aviso.

Debemos notificarle si ocurre una violación de seguridad que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su PHI no protegida.

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este Aviso en cualquier momento, siempre que dichos cambios estén permitidos por la ley aplicable. Pondremos el Aviso revisado a disposición en línea y previa solicitud.

Si cambiamos este Aviso, los nuevos términos se aplicarán a toda la PHI que mantenemos sobre usted, incluida la información que creamos o recibimos antes del cambio.

3. Cómo Podemos Usar y Divulgar Su PHI

Podemos usar y divulgar su PHI para los siguientes fines:

Tratamiento. Para brindar, coordinar o administrar su atención médica. Esto puede incluir la comunicación con otros proveedores de atención médica, especialistas o centros involucrados en su atención.

Intercambio de Información de Salud. Participamos en redes de intercambio de información de salud, incluidas Carequality y CommonWell, a través de nuestro conector Metriport. Estas redes nos permiten obtener de forma segura sus registros de otros proveedores que lo atienden y compartir los registros de la atención que brindamos, para fines de tratamiento y coordinación de la atención. Usted puede optar por no participar en cualquier momento informándole a su equipo de atención o escribiendo a privacy@cercanoscare.com. Si opta por no participar, dejaremos de buscar y compartir sus registros a través de estas redes, aunque la información ya compartida no se puede recuperar.

Pago. Para facturar y cobrar el pago de los servicios que le brindamos. Esto incluye la comunicación con su plan de seguro de salud y el procesamiento de reclamaciones.

Operaciones de Atención Médica. Para fines administrativos, de garantía de calidad y otras operaciones necesarias para gestionar nuestro negocio y respaldar nuestros servicios.

Socios Comerciales. Podemos compartir su PHI con proveedores externos ("socios comerciales") que prestan servicios en nuestro nombre y que aceptan proteger su información. Están obligados a cumplir con las leyes federales y estatales aplicables para mantener la privacidad de su PHI.

Según lo Exija la Ley. Cuando la ley lo exija, como en casos de reporte de abuso, cumplimiento de órdenes judiciales u otros procesos legales.

Salud y Seguridad Pública. Para reportes de salud pública, para prevenir o reducir amenazas graves a su salud y seguridad, o a la salud y seguridad de otras personas.

Investigación. Bajo ciertas condiciones, podemos usar o divulgar su PHI con fines de investigación si así lo aprueba una junta de revisión institucional o una junta de privacidad.

Personas Involucradas en Su Atención. A menos que usted se oponga, podemos compartir información con un familiar, amigo u otra persona que usted identifique y que participe en su atención o en el pago de su atención. En una emergencia, o si usted no puede aceptar u oponerse, usaremos nuestro criterio profesional sobre lo que más le convenga.

Otros Usos y Divulgaciones Permitidos por la Ley. También podemos usar o compartir su PHI sin su autorización cuando la ley lo permita o lo exija para actividades de supervisión de la salud, como auditorías y licencias; procedimientos judiciales y administrativos en respuesta a una orden judicial o citación válida; fines de cumplimiento de la ley; médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias; donación de órganos y tejidos; reclamaciones de compensación laboral; y funciones gubernamentales especializadas, como actividades militares y de seguridad nacional.

Información Desidentificada. Podemos usar o divulgar información desidentificada que no lo identifique personalmente, de conformidad con las leyes aplicables.

Usos que Requieren Su Autorización por Escrito. No usaremos ni compartiremos su PHI con fines de mercadeo, no venderemos su PHI, ni usaremos o compartiremos notas de psicoterapia sin su autorización por escrito. Cualquier otro uso o divulgación no descrito en este Aviso se realizará únicamente con su autorización por escrito. Usted puede revocar una autorización en cualquier momento escribiendo a privacy@cercanoscare.com, excepto en la medida en que ya hayamos actuado en base a ella.

Información con Protección Especial. Algunos tipos de información de salud, como los registros de tratamiento por trastornos por uso de sustancias, la información sobre VIH/SIDA, los registros de salud mental y la información genética, reciben protección adicional bajo la ley federal y estatal. Cuando esas leyes son más estrictas que este Aviso, las cumplimos. Si recibimos registros de trastornos por uso de sustancias protegidos por 42 C.F.R. Parte 2, no los usaremos ni compartiremos en ningún procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo en su contra sin su consentimiento por escrito o una orden judicial que cumpla con los requisitos de la Parte 2.

4. Sus Derechos Sobre Su PHI

Usted tiene derecho a:

• Solicitar acceso a su PHI y obtener una copia.
• Recibir una copia electrónica de la PHI que mantenemos electrónicamente, en la forma y formato que solicite si se puede producir fácilmente.
• Solicitar correcciones a su PHI si considera que es incorrecta o incompleta.
• Solicitar límites a ciertos usos o divulgaciones de su PHI.
• Restringir las divulgaciones a su plan de salud sobre servicios que usted pagó en su totalidad de su bolsillo. Aceptaremos esta solicitud a menos que una ley nos exija compartir esa información.
• Solicitar comunicación confidencial por medios alternativos o en lugares alternativos.
• Recibir un registro de las divulgaciones de su PHI.
• Recibir una copia impresa de este Aviso previa solicitud.
• Revocar su autorización para divulgaciones futuras, excepto cuando ya se haya actuado en base a ella.
• Optar por no participar en el intercambio de información de salud, según se describe en la Sección 3.
• Ser notificado si una violación de seguridad afecta su PHI no protegida.
• Elegir a alguien que actúe en su nombre, como una persona designada en un poder notarial para atención médica o un tutor legal.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, comuníquese con nosotros a privacy@cercanoscare.com.

5. Protección y Seguridad de los Datos

Implementamos salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas para proteger su PHI. Esto incluye:

• Controles de acceso seguros
• Comunicación y almacenamiento de datos cifrados
• Auditorías periódicas y capacitación del personal

Usted acepta no grabar ninguna sesión virtual ni divulgar sus credenciales de acceso a terceros.

6. Comunicaciones y Servicios Digitales

Podemos comunicarnos con usted por correo electrónico, mensaje de texto (SMS, WhatsApp), teléfono o portal seguro para recordatorios de citas, coordinación de la atención o facturación. Usted puede optar por no recibir ciertas comunicaciones según lo permita la ley. Si nos pide comunicarnos a través de un canal que no está cifrado, como el correo electrónico regular o WhatsApp, primero le informaremos sobre los riesgos y limitaremos la información de salud que incluimos.

Podemos recopilar información técnica limitada, como la dirección IP y el tipo de dispositivo, cuando usted usa nuestros servicios, con fines de seguridad y análisis.

7. Quejas

Si considera que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nosotros en:

Oficina de Privacidad de Cercanos
Correo electrónico: privacy@cercanoscare.com
Dirección postal: 8600 NW 36th St., Suite 501, Doral, FL 33166
Teléfono: 305-831-2358

También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, Oficina de Derechos Civiles, en línea en ocrportal.hhs.gov, por correo a 200 Independence Avenue SW, Room 509F, HHH Building, Washington, D.C. 20201, o por teléfono al 1-800-368-1019 (TDD 1-800-537-7697). Los formularios de queja están disponibles en hhs.gov/ocr/complaints.

Usted no sufrirá represalias, ni se le negarán servicios o beneficios, por presentar una queja.

8. Contáctenos

Si tiene preguntas sobre este Aviso o desea más información, comuníquese con nosotros a privacy@cercanoscare.com.

Gracias por confiar su cuidado a Cercanos.