Notice of Privacy Practices

Effective Date: May 20, 2026

This Notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

Cercanos respects your privacy and is committed to maintaining the confidentiality and security of your personal health information. This Notice explains how we may use and disclose your protected health information ("PHI") and your rights concerning that information.

1. Our Legal Duty

We are required by applicable federal and state laws to maintain the privacy of your PHI, provide this Notice about our privacy practices and our legal duties, follow the privacy practices described in this Notice, and notify affected individuals following a breach of unsecured PHI.

We reserve the right to change our privacy practices and the terms of this Notice at any time, provided such changes are permitted by applicable law, and to make the changes effective for all PHI we maintain. We will make the revised Notice available online and upon request.

2. How We May Use and Disclose Your PHI

We may use and disclose your PHI for the following purposes:

• Treatment: To provide, coordinate, or manage your healthcare. This may include communication with other healthcare providers, specialists, or facilities involved in your care.
• Payment: To bill and collect payment for the services we provide to you. This includes communication with your health insurance plan and processing claims.
• Healthcare Operations: For administrative, quality assurance, and other operations necessary to run our business and support our services.
• Business Associates: We may share PHI with third-party vendors ("business associates") that perform services on our behalf and that agree, in writing, to protect your information and to follow applicable federal and state privacy and security laws.
• As Required by Law: When required by law, such as reporting abuse, complying with court orders, or other legal processes.
• Public Health and Safety: For public health reporting, or to prevent or reduce a serious threat to your health and safety or the health and safety of others.
• Research: Under certain conditions, we may use or disclose your PHI for research purposes when approved by an institutional review board or privacy board.
• De-identified Information: We may use or disclose de-identified information that does not identify you personally, in accordance with applicable laws.
• Other Uses and Disclosures: Uses and disclosures not described in this Notice will be made only with your written authorization. This includes most uses and disclosures of psychotherapy notes (if any are maintained), uses and disclosures for marketing purposes, and any disclosure that would constitute a sale of PHI. You may revoke an authorization in writing at any time, except to the extent we have already acted in reliance on it.

3. Your Rights Regarding Your PHI

You have the right to:

• Request access to and obtain a copy of your PHI.
• Request corrections to your PHI if you believe it is incorrect or incomplete.
• Request limits on certain uses or disclosures of your PHI.
• Request confidential communication by alternative means or at alternative locations.
• Receive an accounting of disclosures of your PHI.
• Receive a paper copy of this Notice upon request.
• Revoke your authorization for future disclosures, except where we have already acted in reliance on it.

To exercise any of these rights, please contact: privacy@cercanoscare.com.

4. Data Protection and Security

We implement appropriate administrative, technical, and physical safeguards to protect your PHI. This includes:

• Secure access controls.
• Encrypted communication and data storage.
• Regular audits and workforce training.

You agree not to record any virtual session or to disclose your login credentials to others.

5. Communications and Digital Services

• We may contact you by email, text message (SMS, WhatsApp), phone, or secure portal for appointment reminders, care coordination, or billing. You may opt out of certain communications as permitted by law.
• SMS opt-in and phone numbers collected for SMS communication purposes will not be shared with any third party or affiliate for marketing purposes.
• We may collect limited technical information (such as IP address and device type) when you use our services, for security and analytics purposes.

6. Complaints

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with us at:

Cercanos Privacy Office
privacy@cercanoscare.com
8600 NW 36th St., Suite 501, Doral, FL 33166
305-831-2358
File a Complaint Online

You may also file a complaint online using the form linked above on our Privacy Policy page.

You may also file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights (OCR): 200 Independence Avenue SW, Washington, D.C. 20201; toll-free 1-877-696-6775; or online at www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

We will not retaliate against you, and will not require you to waive any rights, for filing a complaint.

7. Contact Us

If you have questions about this Notice or would like more information, please contact us at privacy@cercanoscare.com.

Thank you for trusting Cercanos with your care.

Aviso de Prácticas de Privacidad

Fecha de Vigencia: 20 de mayo de 2026

Este Aviso describe cómo se puede usar y divulgar la información médica sobre usted y cómo puede acceder a esta información. Por favor, revíselo con atención.

Cercanos respeta su privacidad y se compromete a mantener la confidencialidad y la seguridad de su información de salud personal. Este Aviso explica cómo podemos usar y divulgar su información de salud protegida ("PHI", por sus siglas en inglés) y sus derechos con respecto a esa información.

1. Nuestro Deber Legal

Las leyes federales y estatales aplicables nos exigen mantener la privacidad de su PHI, proporcionar este Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad y nuestros deberes legales, seguir las prácticas de privacidad descritas en este Aviso y notificar a las personas afectadas tras una violación de PHI no protegida.

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este Aviso en cualquier momento, siempre que dichos cambios estén permitidos por la ley aplicable, y de aplicar los cambios a toda la PHI que mantenemos. Pondremos a disposición el Aviso revisado en línea y previa solicitud.

2. Cómo Podemos Usar y Divulgar su PHI

Podemos usar y divulgar su PHI para los siguientes fines:

• Tratamiento: Para brindar, coordinar o administrar su atención médica. Esto puede incluir la comunicación con otros proveedores de atención médica, especialistas o instalaciones que participen en su atención.
• Pago: Para facturar y cobrar el pago de los servicios que le brindamos. Esto incluye la comunicación con su plan de seguro médico y el procesamiento de reclamaciones.
• Operaciones de Atención Médica: Para fines administrativos, de control de calidad y otras operaciones necesarias para administrar nuestro negocio y respaldar nuestros servicios.
• Asociados Comerciales: Podemos compartir PHI con proveedores externos ("asociados comerciales") que prestan servicios en nuestro nombre y que aceptan, por escrito, proteger su información y cumplir con las leyes federales y estatales de privacidad y seguridad aplicables.
• Según lo Exija la Ley: Cuando la ley lo exija, como informar sobre abuso, cumplir con órdenes judiciales u otros procesos legales.
• Salud y Seguridad Públicas: Para informes de salud pública, o para prevenir o reducir una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad de otras personas.
• Investigación: Bajo ciertas condiciones, podemos usar o divulgar su PHI con fines de investigación cuando sea aprobado por una junta de revisión institucional o una junta de privacidad.
• Información Anonimizada: Podemos usar o divulgar información anonimizada que no lo identifique personalmente, de acuerdo con las leyes aplicables.
• Otros Usos y Divulgaciones: Los usos y divulgaciones no descritos en este Aviso se realizarán únicamente con su autorización por escrito. Esto incluye la mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia (si se mantiene alguna), los usos y divulgaciones con fines de marketing y cualquier divulgación que constituya una venta de PHI. Usted puede revocar una autorización por escrito en cualquier momento, excepto en la medida en que ya hayamos actuado basándonos en ella.

3. Sus Derechos con Respecto a su PHI

Usted tiene derecho a:

• Solicitar acceso y obtener una copia de su PHI.
• Solicitar correcciones a su PHI si cree que es incorrecta o incompleta.
• Solicitar límites a ciertos usos o divulgaciones de su PHI.
• Solicitar comunicación confidencial por medios alternativos o en ubicaciones alternativas.
• Recibir un registro de las divulgaciones de su PHI.
• Recibir una copia impresa de este Aviso previa solicitud.
• Revocar su autorización para futuras divulgaciones, excepto cuando ya hayamos actuado basándonos en ella.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, comuníquese con: privacy@cercanoscare.com.

4. Protección y Seguridad de los Datos

Implementamos las salvaguardas administrativas, técnicas y físicas adecuadas para proteger su PHI. Esto incluye:

• Controles de acceso seguros.
• Comunicación y almacenamiento de datos cifrados.
• Auditorías periódicas y capacitación del personal.

Usted acepta no grabar ninguna sesión virtual ni divulgar sus credenciales de inicio de sesión a otras personas.

5. Comunicaciones y Servicios Digitales

• Podemos comunicarnos con usted por correo electrónico, mensaje de texto (SMS, WhatsApp), teléfono o portal seguro para recordatorios de citas, coordinación de la atención o facturación. Usted puede optar por no recibir ciertas comunicaciones según lo permita la ley.
• Los números de teléfono y la aceptación (opt-in) de SMS recopilados con fines de comunicación por SMS no se compartirán con ningún tercero ni afiliado con fines de marketing.
• Podemos recopilar información técnica limitada (como la dirección IP y el tipo de dispositivo) cuando usted utiliza nuestros servicios, con fines de seguridad y análisis.

6. Quejas

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nosotros en:

Oficina de Privacidad de Cercanos
privacy@cercanoscare.com
8600 NW 36th St., Suite 501, Doral, FL 33166
305-831-2358
Presentar una Queja en Línea

También puede presentar una queja en línea utilizando el formulario vinculado arriba en nuestra página de Política de Privacidad.

También puede presentar una queja ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU., Oficina de Derechos Civiles (OCR): 200 Independence Avenue SW, Washington, D.C. 20201; línea gratuita 1-877-696-6775; o en línea en www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

No tomaremos represalias en su contra, ni le exigiremos que renuncie a ningún derecho, por presentar una queja.

7. Contáctenos

Si tiene preguntas sobre este Aviso o desea obtener más información, comuníquese con nosotros en privacy@cercanoscare.com.

Gracias por confiar su cuidado a Cercanos.